CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO GIÁO DÂN

KHÓA III: GIÁO DÂN NÒNG CỐT

 

Đề tài XII

 

Cách thực hiện sổ sách kế toán

và báo cáo tài chánh

của Nhóm hay Cộng đoàn trong Giáo hội

 

I. Mục đích

   1.- Giúp các học viên biết coi trọng công việc sổ sách kế toán và báo cáo tài chánh trong sinh hoạt của bất cứ nhóm hay cộng đoàn nào trong Giáo xứ.

   2.- Giúp các học viên biết cách ghi chép sổ sách kế toán và biết cách làm báo cáo tài chánh của nhóm, hội đoàn, giới, giáo họ hay hội đồng mục vụ giáo xứ.

 

II. Tiếp cận vấn đề

    Trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ không thể thiếu công tác sổ sách kế toán và báo cáo tài chánh, vì đó là một khâu rất quan trọng, có tính quyết định đến thành công hay thất bại của tổ chức. Trong thực tế đã có khá nhiều tổ chức kinh tế lớn nhỏ, quốc gia hay quốc tế phá sản, tan rã do sai sót, gian lận hay vi phạm nguyên tắc sổ sách kế toán. Còn trong sinh hoạt mục vụ của giáo xứ, giáo họ, giới, hội đoàn và hội đồng mục vụ giáo xứ việc ghi chép sổ sách và báo cáo tài chánh tuy không quan trọng bằng nhiều hoạt động mục vụ khác, nhưng không phải vì thế mà chúng ta có thể coi thường. Đã có nhiều nhóm hay hội đoàn tan rã do những hà lạm của một số người có trách nhiệm về tiền bạc.

1.- Vậy theo các bạn thì tiền bạc và việc làm sổ sách quan trọng như thế nào đối với một nhóm hay một cộng đoàn trong Giáo hội?

2.- Để tiền bạc chung được bảo quản cách tốt đẹp, những người có trách nhiệm trực tiếp cần phải làm những gì?

 

III. Học hỏi

1.- Hai yêu cầu về sổ sách kế toán và báo cáo tài chánh.

   Trong Phúc Am Đức Giêsu đã có lần tuyên bố: “Ai trung tín trong việc nhỏ thì trung tín trong việc lớn.” Chúng ta có thể coi việc trung tín việc quản lý tiền bạc chung của nhóm hay cộng đoàn là một việc nhỏ, nhưng có gía trị của nó. Để trung tín trong việc nhỏ ấy thì những người có trách nhiệm phải đáp ứng hai nhu cầu sau đây trong việc sổ sách kế toán và báo cáo tài chánh:

    * Yêu cầu thứ nhất là sổ sách kế toán và báo cáo tài chánh phải chính xác và đầy đủ, không được bỏ sót một chi tiết, một con số, một khoản tiền dù nhỏ. Hơn nữa mọi khoản thu chi phải ăn khớp với nhau một cách chặt chẽ. * Yêu cầu thứ hai là sổ sách kế toán và báo cáo tài chánh phải rõ ràng minh bạch và dễ hiểu, để nhìn vào là ai cũng có thể hiểu được các khoản thu chi và tồn quĩ là bao nhiêu, thu từ những nguồn nào, chi cho các khoản, các lãnh vực hoạt động nào.

2.- Cách ghi chép sổ sách kế toán.

    Có nhiều cách làm sổ sách kế toán tùy theo tính chất và tầm mức của đơn vị. Nếu là một công ty xí nghiệp thì người ta phải tuân thủ những qui định, những cách làm của đơn vị chủ quản hay của Nhà Nước. Còn những tổ chức tư nhân và tầm vóc nhỏ như các Nhóm và Cộng đoàn trong Giáo hội thì chúng ta có thể làm theo cách của mình, miễn sao đạt được hai yêu cầu vừa được trình bày ở trên.

    Trong việc thực hiện sổ sách kế toán thì có lẽ nên làm theo hai cách: cách tổng hợp và cách chi tiết. Cách tổng hợp chỉ gồm 3 cột (mục) thu, chi và tồn quĩ, ngoài hai cột ngày tháng năm và cột diễn giải các khoản thu chi. Còn cách chi tiết gồm nhiều cột tùy theo số các mục thu và số các mục chi:

(1)NgàyThángNăm/(2) Diễn giải các khoản thu chi /(3) Thu /(4) Chi /(5) Tồn quĩ.

Nhìn vào người ta thấy được tình hình tổng quát của tháng.

Ví dụ 1: Ghi sổ một cách tổng hợp (chỉ gồm 3 cột  thu-chi-tồn quĩ):

 

Ngày

(1)

Diễn giải các khoản thu chi

(2)

THU

(3)

CHI

(4)

TỒN QUĨ

(5)

01.5.2003

Tồn quĩ đầu tháng

 

 

9.000.000

02.5.2003

Mua sách Giáo lý cho các cháu

 

300.000

8.700.000

10.5.2003

An nhân giúp đỡ

500.000

 

9.200.000

20.5.2003

Thăm bệnh nhân Phong Bến Sắn

 

800.000

8.400.000

25.5.2003

Tiền điện nhà thờ

 

100.000

8.300.000

30.5.2003

Tiền lời gửi tiết kiệm

100.000

 

8.400.000

 

TỔNG KẾT CUỐI THÁNG

600.000

1.200.000

8.400.000

 

Ví dụ 2: Ghi sổ một cách chi tiết và phân ra theo từng lãnh vực hoạt động:

 

Ngày

(1)

Diễn giải các khoản thu chi 

(2)

THU

(3)

CHI

(4)

TỒN

(5)

 

 

a

b

c

d

đ

e

 

01.5.03

Tồn quĩ đầu tháng

 

 

 

 

 

 

9.000.000

02.5.03

Mua sách Giáo lý cho các cháu nghèo

 

 

 

 

 

 

8.700.000

10.5.03

An nhân giúp đỡ

 

 

 

 

 

 

9.200.000

20.5.03

Thăm bệnh nhân Phong Bến Sắn

 

 

 

 

 

 

8.400.000

25.5.03

Tiền điện nhà thờ

 

 

 

 

 

 

8.300.000

30.5.03

Tiền lời gửi ngân hang

 

 

 

 

 

 

 

 

TỔNG KẾT CUỐI THÁNG

 

 

 

 

 

 

8.400.000

 

 

 

 

 

 

 

 

8.400.000

Ghi chú:

(a): dâng cúng: + 500.000 đ

(b): dịch vụ:

(c): lời ngân hàng: +100.000 đ----------------TC: + 600.000 đ

(d): giáo lý: - 300.000 đ

(đ): phụng tự: -100.000 đ

(e): phục vụ: - 800.000 đ-----------------------TC: - 1.200.000đ

      (9.0000.000đ + 600.000đ)- 1.200.000 đ= 8.400.000 đ.

3.- Cách tổng hợp các khoản thu chi trong tháng khi làm báo cáo tài chánh:

(1)Tồn quĩ đầu tháng: ________________________________:

    *  Tiền mặt:        _________________________________:

    *  Tiền gửi tiết kiệm Ngân Hàng:____________________:

(2)Tổng thu trong tháng:  ______________________________:

* Dâng cúng: _________________________________:

* Dịch vụ:      _________________________________:

* Tiền lời ngân hàng:___________________________:

(3)Tổng chi trong tháng: _______________________________:

* Lãnh vực Giáo lý:____________________________:

* Lãnh vực Phụng tự:__________________________:

* Lãnh vực Phục vụ:___________________________:

(4)Tồn quĩ cuối tháng:_________________________________:

    *  Tiền mặt:   _________________________________:

    * Tiền gửi tiết kiệm Ngân Hàng: _________________:

                             Ngày………. tháng………… năm ……….

Ký tên

IV. Áp dụng

   1.- Các bạn thấy thế nào khi được hướng dẫn cách ghi chép sổ sách kế toán và làm báo cáo tài chánh một cách vừa đơn giản và dễ hiểu vừa rõ ràng và đầy đủ như trên cho một nhóm hay cộng đoàn trong Giáo hội?

  2.- Các bạn có ý định sẽ thực hiện việc ghi chép sổ sách kế toán và làm báo cáo tài chánh của nhóm hay Cộng đoàn mình theo cách vừa trình bày trong đề tài này không? Tại sao?

 

V. Chia sẻ

Các bạn có kinh nghiệm gì về lợi ích của việc ghi chép sổ sách kế toán chính xác, đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu của một nhóm hay một cộng đoàn trong Giáo hội? Hãy chia sẻ kinh nghiệm ấy với các bạn khác.

 

 

Giêrônimô Nguyễn Văn Nội

Bài viết khác